Zoll goes "e-government"

Die Zollverwaltung hat sich seit dem Beitritt Österreichs zur Europäischen Union im
Jahre 1995 zu einer der international führenden Verwaltungen entwickelt. In vielen
Bereichen nimmt dieser Verwaltungszweig zweifelsohne eine Vorreiterrolle ein. Auf
Grund eines wirtschaftsliberalen Kurses, den Österreich kontinuierlich seit den
Siebziger-Jahren des vorigen Jahrhunderts beschritten hat, war und ist es immer ein
vorrangiges Anliegen der Österreichischen Zollverwaltung die inländischen
Wirtschaftsbeteiligten bestmöglich zu unterstützen.


Durch die zunehmende Globalisierung fordern international agierende Unternehmen
und Konzerne einen Gleichklang der Zollabfertigungsmodalitäten und -
daher auch - der verschiedensten IT-Konzepte der Staaten. Initiativen durch die
Europäische Kommission in diese Richtung wurden bereits gestartet. Um jedoch
diese Anforderungen kurz- bis mittelfristig abdecken zu können, sind wiederum die
einzelnen Mitgliedstaaten in der Ausarbeitung einer eigenen Strategie, basierend auf
verstärkten Informationenflüssen zwischen der Europäischen Kommission, den
Mitgliedstaaten selbst und - in letzter Zeit verstärkt - auch den potenziellen Beitrittswerberländern,
gefordert. Die österreichische Antwort darauf ist e-zoll.at; es
handelt sich dabei nicht nur um einen Namen für ein einzelnes System, sondern ezoll.
at ist der Name eines eigenen Programms, mit welchem auch andere
kundenorientierte Initiativen der Zollverwaltung in den kommenden Jahren
verknüpft sein werden. So ist daran gedacht, dass auch IT-Lösungen z.B. im Bereich
der Verbrauchsteuern unter dem Namen e-zoll.at laufen werden.

Technologisch sind alle Zollstellen in ein bundesweites Netzwerk eingebunden. Vor
kurzem noch hochmoderne Client/Server-Applikationen werden in den nächsten
Jahren durch webfähige Systeme abgelöst, um damit nicht nur den e-government2
Gedanken voll Rechnung tragen zu können, sondern auch um den gesteigerten
Mobilitätsanforderungen innerhalb der Hoheitsbehörde nachzukommen.
Diese Anforderungen basieren auf der konsequenten Umsetzung der
Verwaltungsreform innerhalb der Österreichischen Zollverwaltung, die seit Mitte
des Jahres 2003 auf völlig veränderten internen Personalstrukturen fußt; dieser
Umstrukturierungsprozess soll bis Mitte 2004 bundesweit abgeschlossen sein. Neben
der Tatsache, dass dann die Geschicke eines Zollamtes von einer Geschäftsleitung
innerhalb eines regional definierten Wirtschaftsraumes geführt werden, sind für die
ansässigen Wirtschaftsbeteiligten so genannte "Kundenteams" für deren Betreuung
zuständig. Diese Kundenteams handeln nach dem "one-face-to-the-customer " -
Prinzip, wobei sie neben allen verschiedenen Kundenanforderungen u. a. auch den
Bereich der Zollabfertigung von Waren vollständig abdecken.

Um somit die Bedürfnisse der Wirtschaft mit dem Reformwillen der Österreichischen
Zollverwaltung zu verbinden, wird zuerst der Bereich der Zollabfertigung völlig neu
gestaltet, welcher neben allen Import- und Exportverfahren auch das
gemeinsame/gemeinschaftliche Versandverfahren beinhaltet.


Zollabfertigung

Zollabfertigungen durch Bedienstete der Zollverwaltung in den Zollämtern oder in
den Betriebstätten der Wirtschaftsbeteiligten sollen in Zukunft nicht mehr der
Regelfall sein; die Zöllner sollen sich zukünftig mehr mit ihrer originären
Kernaufgabe - nämlich mit der Kontrolle von Warensendungen - auseinandersetzen;
auch dies ist ein Ergebnis der Zollreform.

Aufgrund der unterschiedlichen Verfahrensabläufe bei Zollanmeldungen im
Normal- und im Vereinfachten Verfahren wird seitens der österreichischen
Zollverwaltung eine Vereinheitlichung der Modalitäten im Zusammenhang mit der
Zollabfertigung angestrebt. In diesem Zusammenhang sollen auch gleich die
bestehenden IT-Anwendungen - nicht nur verwaltungsinterne sondern auch solche,
die mit der Wirtschaft elektronisch kommunizieren - auf ein gemeinsames IT-System
umgestellt werden, in welchem neben den üblichen Zollabfertigungsmodulen auch
ein elektronisches Risikomanagement integriert sein muss.

Der Unterschied zwischen Vereinfachtem und Normalverfahren besteht im
Wesentlichen darin, dass im Vereinfachten Verfahren die Waren nicht bei der
Zollstelle selbst sondern bei so genannten zugelassenen Warenorten - die Anzahl ist
nicht limitiert - gestellt und in ein Zollverfahren übergeführt werden können,
währenddessen im Normalverfahren eine Gestellung der Waren und deren
Überführung in ein Zollverfahren immer bei einer Zollstelle zu erfolgen hat. Im
Vereinfachten Verfahren ist dies außerdem jederzeit in einem 7 Tage / 24 Stunden -
Betrieb möglich. Im Normalverfahren hingegen beschränken sich die
Zollabfertigungen nur auf die Öffnungszeiten der Zollstelle. Die Zollabfertigung im
Vereinfachten Verfahren erfolgt zur Gänze papierlos, sodass sämtliche für die
Abfertigung erforderlichen Unterlagen beim Wirtschaftsbeteiligten verbleiben. Im
Normalverfahren sind diese Unterlagen der Zollstelle bei der Abgabe der
Anmeldung vorzulegen.

Es ist auf Grund dieser Rahmenbedingungen damit zu rechnen, dass zukünftig
Abfertigung im Normalverfahren eher die Ausnahme als die Regel darstellen
werden.


Ablauf
Eine Zollanmeldung wird in elektronischer Form an die Zollverwaltung übermittelt
(Vereinfachtes Verfahren und Normalverfahren) oder die Zollanmeldung wird bei
gleichzeitiger Gestellung der Ware bei einer Zollstelle abgegeben (Normalverfahren);
in diesem Fall werden die Daten der Zollanmeldung von einem Zollorgan manuell in
einem System erfasst. Nach positiv durchgeführter Prüfung der Daten wird
einerseits der Wirtschaftsbeteiligte über die Annahme der Anmeldung in Form einer
elektronischen Mitteilung, welche unter anderem die eindeutige
Registrierungsnummer enthält, informiert, andererseits wird intern der Geschäftsfall
vollständig einer vollautomatisierten Risikoanalyse unterzogen. Dieses
Risikomanagement-Modul besitzt zwei "Ausgänge":"Grün" bedeutet, dass die in der Anmeldung deklarierte Warensendung nicht unbedingt einer Kontrolle unterzogen werden muss. Eine Zeitüberwachung wird
gestartet. Nach Ablauf einer definierten Frist werden die Daten und somit die
Ware elektronisch freigegeben. "Rot " bedeutet, dass dem Zollorgan die Vornahme einer Kontrolle empfohlen wird; es muss in jedem Fall eine Entscheidung durch eine Person vorgenommen
werden ("human interference").

Der Antrag - ergänzt um die Ergebnisse des elektronischen Risikomanagements -
wird für diese Zwecke dem entsprechenden Kundenteam der zuständigen Zollstelle
zur weiteren Veranlassung zur Verfügung gestellt. Der dafür verantwortliche
Bedienstete im Zollamt hat somit die Möglichkeit, jede Empfehlung des
Risikomanagement-Moduls zu "overrulen", egal in welche Richtung.
Werden im Vereinfachten Verfahren zur Entscheidungsfindung zusätzliche
Unterlagen wie Handelsrechnungen oder Ursprungzeugnisse benötigt, kann das
Zollamt diese elektronisch beim Wirtschaftsbeteiligten anfordern. Dieser erhält
additativ ein Fax-Deckblatt als elektronisches Dokument, welches er für die
Übermittlung an die Zollverwaltung mittels Telefax an eine bundesweit einheitliche
Nummer nutzt. Die gefaxten Dokumente werden transaktionsbezogen bei der
entsprechenden Anmeldung in der Datenbank gespeichert. Nach positiver
Verarbeitung stehen dann dem Zollorgan alle angeforderten Dokumente zur
Verfügung; diese bleiben natürlich dauerhaft im System der Zollverwaltung
erhalten.

Wird eine Kontrolle der Ware vorgenommen, wird ein Mitglied des Kundenteams
tätig; egal ob sich die Ware am Amtsplatz einer Zollstelle (Normalverfahren) oder an
einem zugelassenen Warenort - also einer registrierten Niederlassung eines
Wirtschaftsbeteiligten - (Vereinfachtes Verfahren) befindet. Dies erfordert u.a. die

Zurverfügungstellung eines internet-fähigen Computers und eines Laserdruckers,
welche dem Zollorgan jederzeit zugänglich sein müssen. Diese Ausstattung muss
keine ausschließlich für Zollzwecke verwendbare sein, sondern kann auch von den
Angestellten im Unternehmen verwendet werden. Darüber hinaus muss jeder
zugelassene Warenort über ein Faxgerät verfügen, über welches allfällige
angeforderte Dokumente der Zollverwaltung übermittelt werden können. Nach
vorgenommener Kontrolle und Registrierung der Kontrollergebnisse werden - außer
in den Fällen von Beanstandungen - die Daten und somit die Ware elektronisch
freigegeben.
Zu diesem Zweck erhält der Wirtschaftsbeteiligte eine elektronische Mitteilung;
parallel dazu erhält er auch die entsprechenden - um die zollamtliche Bestätigung
ergänzten - Dokumente in elektronischer Form. Die Ausdrucke derselben gelten als
Bestätigung über die Vornahme einer ordnungsgemäßen Zollabfertigung der
entsprechenden Warensendung.

Fazit
Dieses neue Zollabfertigungskonzept bringt beiden Beteiligten - sowohl der
Wirtschaft als auch der Österreichischen Zollverwaltung - nicht zu unterschätzende
Vorteile bei der Durchführung von Logistik-Prozessen. Der Gleichklang der
Verfahrensabläufe für Import, Export und Versand, berechenbare Antwortzeiten,
einheitliche Datenübermittlung, die Abgabenberechnung durch die Behörde und die
durchgängige Web-Fähigkeit sind nur einige Highlights von e-zoll.at. Darüber
hinaus ist es die Basis für staatenübergreifende Systeme wie für das "New
Computerised Transit System (NCTS)" im Versandverfahren und das geplante EUweite
Exportkontrollsystem, welches in Österreich ab Anfang 2006 produktiv sein
soll.

Dass auch die Österreichische Zollverwaltung in Sachen "Service" neue Standards
setzt, ist mittlerweile selbstverständlich; so werden sowohl Zollorgane als auch
Wirtschaftsbeteiligte durch ein eigens dafür eingerichtetes, bundesweit agierendes
Zoll-Kompetenz-Zentrum sowohl in den Testszenarien als auch im laufenden Betrieb
betreut. Das Triple C Austria fungiert derzeit von Montag bis Freitag in der Zeit von
06:00 bis 22:00 Uhr als nationaler First-Level-Helpdesk; ab dem 1. Mai 2004 wird
diese Einheit in einem 7 Tage-/24 Stunden-Zyklus nicht nur als "Trouble-Shooter"
für alle e-zoll.at-Lösungen zur Verfügung stehen, sondern auch die oberste
bundesweite Kontroll-Entscheidungsinstanz im Vereinfachten Verfahren außerhalb
der regulären Öffnungszeiten einer Zollstelle sein. Und ganz nebenbei ist das Triple
C Austria auch noch der "international contact-point" in allen multinationalen ITApplikationen.

 

 

...weitere Informationen im Internet finden Sie beim Bundesministerium für Finanzen.


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